Обязанности:
- Выставление актов, счетов, счёт-фактур, ведение их в системе Docsvision, проведение сверок по наличию первичных бухгалтерских документов;
- Контроль исполнения сроков по договорам с контрагентами, составление дополнительных соглашений. Регистрация договоров, доп. соглашений и пр. в системе Docsvision;
- Работа с хозяйственными договорами компании;
- Взаимодействие с кадровиками и бухгалтерами на аутсорсе (сверка бухгалтерских документов, отработка запросов от налоговой и пр. Контроль выплат отпускных, больничный, составления приказов. Отчётность.);
- Контроль и хранение кадровых и бухгалтерских документов, подготовка документов и справок по запросу сотрудников;
- Работа с банком: подготовка платёжных поручений для перечисления заработной платы и прочих выплат. Оплата счетов компании. Выгрузка ежедневных выписок для директора и ежемесячных выписок по основному счету и зарплатному проекту для бухгалтерии;
- Составление графика отпусков совместно с начальниками отделов, контроль за своевременным подписанием документа;
- Ежемесячный контроль планируемых отпусков сотрудников, ведение календаря отсутствий и отпусков в программе;
- Контроль и выгрузка табеля учета рабочего времени;
- Ежедневный контроль и ведения плана приходов и расходов компании;
- Заказ обновления ПО системы Галактика, отчётность;
- Подготовка документов для участия в конкурсах, тендерах, аукционах. Мониторинг закупок, совместно с начальником отдела развития бизнеса;
- Работа с электронными торговыми площадками и с электронно-цифровыми подписями;
- Актуализация инструкций по охране труда, ознакомление работников с инструкциями;
- Заказ воды в офис, закуп канцелярии для нужд компании, замена катриджей для принтера;
- Ведение документооборота. Сканирование документов, отправка и хранение в электронном и бумажном виде (кадры, бухгалтерия, первичные и договорные документы). Отправка и получение документов через почту, программу Контур Диадок, курьерскими службами и лично;
- Заказ авиа и жд билетов, гостиниц и пр. для командировок;
- Оформление командировочных документов, авансовых отчётов;
- Поиск новых сотрудников, размещения информации на сайтах, приглашение и подготовка собеседований.
- Организация корпоративных мероприятий.
- Выполнение поручений генерального директора.